Надо ли составлять акт по аренде имущества. Первичка при аренде: современные тенденции. выполненных работ по договору аренды

На практике при аренде имущества часто возникает вопрос: какие первичные документы, подтверждающие доходы арендодателя и расходы арендатора, необходимы? Обязан ли арендодатель ежемесячно подписывать с арендатором акт выполненных работ (оказанных услуг)?

В крупных бизнес- и торговых центрах, где количество арендаторов исчисляется сотнями, подписание с каждым из них акта оказания услуг по аренде помещения требует больших трудовых ресурсов и временных затрат. Однако бухгалтеры фирм-арендаторов иногда опасаются, имеются ли у них основания относить арендную плату на расходы в целях бухгалтерского и налогового учета при отсутствии такого акта? Попробуем разобраться.

По статьям ГК РФ

В Гражданском кодексе арендные отношения регулируются главой 34, а положения о возмездном оказании услуг - главой 39. В пункте 2 статьи 779 ГК РФ поясняется, что правила главы 39 распространяются на договоры оказания услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию и иных услуг. В то же время глава 34 не содержит каких-либо ссылок на то, что к договорам аренды могут применяться отдельные положения договора возмездного оказания услуг . Следовательно, аренда является не услугой, а отдельным видом предпринимательской деятельности.

Путаница в показаниях

Такую точку зрения поддержал и Минфин России в своем письме от 26.10.2004 г. № 03-03-01-04/1/86, подписанном тогда еще заместителем директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики А.И. Иванеевым. По мнению финансового ведомства, арендные платежи , уплачиваемые по договору аренды нежилых помещений , следует включать в состав прочих расходов при условии их обоснованности и подтверждения соответствующими первичными документами (договор аренды , акт приема-передачи, счета на оплату арендных платежей, платежные поручения и др.). Как видно, акт выполненных работ (оказанных услуг) среди необходимых документов не назван.

Кроме того, в письме ФНС России от 05.09.2005 г. № 02-1-07/81 говорится: если договаривающиеся стороны заключили договор аренды и подписали акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды , то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора. И, следовательно, у организаций есть основание в составе налоговой базы по налогу на прибыль учитывать и суммы доходов от реализации такой услуги (у арендодателя), и расходов в связи с потреблением услуги (у арендатора).

Данные основания возникают у организаций вне зависимости от подписания акта приема-передачи услуги, тем более что требование о его обязательном составлении ни Налоговым кодексом, ни законодательством о бухгалтерском учете не предусмотрено. Несмотря на то что ФНС назвала аренду услугой, она все-таки признает, что составление двустороннего акта в подобном случае не требуется.

Однако меньше чем через год Минфин издал еще одно письмо - от 07.06.2006 г. № 03-03-04/1/505, в котором высказался об обязательности ежемесячного составления акта об оказании услуг по аренде недвижимого имущества . Заметим, что этот документ также подписан А.И. Иванеевым. За период времени (1 год и 7 месяцев), прошедший между появлением на свет этих двух писем Минфина, никаких изменений в гражданском законодательстве, касающихся арендных отношений , не произошло. Однако в пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса Федеральным законом от 06.06.2005 г. № 58-ФЗ были внесены поправки, которые позволили подтверждать расходы не только документами, оформленными в соответствии с российским законодательством, но и документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, соблюдение жестких правил при составлении документов перестало быть обязательным условием для признания расходов, достаточным стало представление любых документов, которые могли подтвердить произведенные расходы. Поэтому последнее письмо финансового ведомства на фоне этих позитивных для налогоплательщиков изменений выглядело, по меньшей мере, странно.

Но в том же 2006 году Минфин, словно опомнившись, издал письмо от 09.11.2006 г. № 03-03-04/1/742, подписанное уже С.В. Разгулиным. Оно гласит, что ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей не требуется. На это письмо финансового ведомства в своих разъяснениях ссылалось УФНС РФ по г. Москве (письма от 26.03.2007 г. № 20-12/027737, от 01.04.2008 г. № 20-12/030773, от 27.06.2008 г. № 20-12/060981 и от 30.06.2008 г. № 20-12/061162).

Осенью прошлого года Минфин подготовил еще одно письмо - от 06.10.2008 г. № 03-03-06/1/559, в котором подтверждается высказанная ранее позиция: составлять акты по аренде для подтверждения расходов не требуется.

Будем надеяться, что точка в данном вопросе наконец поставлена.

Законодательство РФ предъявляет ряд требований к сопровождению хозяйственных операций, в том числе и к грамотному, в правовом смысле, оформлению документации. Для детального рассмотрения возьмем образец акта выполненных работ по аренде помещения и постараемся ответить на вопрос, нужны ли акты по аренде помещения.

Акты по аренде помещения

Одним из требований является обязанность субъектов подтверждать сделки при аренде имущества первичными документами. Рассмотрим два основных:

Акт приемки — передачи имущества в аренду (ст. 795 Гражданского кодекса).

Именно этот документ подтверждает факт передачи предмета договора в аренду, ее начало. Где находит подтверждение согласие стороны правоотношений взять имущество, состояние которого удовлетворяет условиям соглашения. При возврате – составляется акт приемки-передачи, который свидетельствует об окончании арендных правоотношений.

Акт выполненных работ (оказанных услуг).

Этот документ закрепляет право пользования объектом, после подписания его арендодателем и съёмщиком помещения. Если соглашением определен дополнительный первичный документ, являющийся отражением расчетов представленных услуг (аренды имущества), то он оформляется согласно письму Минфина от 30.05.16 № 31-11410-09-10/15182 с. 15 (далее – Письмо № 15182); письму ГФС от 19.01.16 № 919/6/99-99-19-03-02-15 (далее – Письмо № 919), с обязательным указанием суммы арендной платы. Кроме того определена необходимость наличия платежных документов, подтверждающих предоставление, оплату услуг аренды (Письмо № 919).

Часто договором предусматривается возмещение арендатором стоимости коммунальных услуг. Для этого арендодатель представляет съёмщику подтверждающие платежные документы от поставщиков коммунальных предприятий, перечисляет необходимые услуги. Иногда удобно дополнительно оформить акт оказанных услуг с возмещением их стоимости. Именно для подтверждения арендных правоотношений между сторонами (понесенных расходов) и необходимы эти документы.

Необходимо знать, что только своевременное, обоюдное подписание вышеуказанных правовых форм имеет юридическую силу.

Акты при аренде помещения защищают права как арендодателя, так и арендатора

Акт считается правомерным в случае, если он был подписан только одной стороной (имеется в виду подрядчиком) с обязательным указанием факта отказа в подписании противоположной стороны. Однако, в этом случае необходимы подписи свидетелей. Отказ не оказывает влияния на юридическую силу и может расцениваться как отказ от принятия работы либо услуги.

Недооформленный (не подписанный обеими сторонами) акт приемки — передачи помещения, например, или вообще его отсутствие, могут привести к материальным потерям обе стороны соглашения. А при отсутствии документов при проверке, фактически подтверждающих аренду, контролирующий орган может расценить эту ситуацию как нарушение ст. 9 Закона от 16.07.99 № 996-XIV, п. 1.2 Положения, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 № 88 (далее – Положение № 88).

Первичная документация

Законодатель определил необходимость составления первичной документации как основания для ведения бухгалтерского учета. При их отсутствии орган ГФС не посчитает правомочными расходы, влияющие на расчет налогооблагаемой прибыли.

Обязательные пункты, присутствующие в первичных документах

Отметим основные важные сведения, которые должен содержать первичный документ в соответствии с нормами закона, к примеру, акт выполненных работ по договору аренды (п. 2.4 Положения № 88):

Название документа.
Дата составления. Минфин Письмом № 15182 определил время оформления акта приемки-передачи нежилого помещения – число, месяц, год подписания. Советуем обратить внимание на этот момент: эта дата подтверждает момент действительной передачи предмета договора в аренду, с которой и начинается отсчет её срока. Время составления акта выполненных работ (оказанных услуг) как правило, приходится на последний день отчетного периода, пребывания объекта в аренде.
Информация об исполнителе (указывается исходя из сведений учредительных документов).
Данные о заказчике.
Форма составления обычно табличная, где указывается:

номер по порядку;
наименование работы;
в каком объеме;
единицы измерения;
стоимость каждой выполненной операции. По мнению Минфина, сумма арендного платежа за период, указанный договором должна быть представлена документом в обязательном порядке;
итоговая сумма. Сумма под таблицей указывается с учетом и без НДС. Итоговая сумма прописывается прописью.

Обязательное уточнение, свидетельствующее о том, что арендодатель претензий не имеет и согласен с указанными данными.
Должности, личные подписи лиц, совершивших сделку, с указанием фамилий и инициалов. Эти лица несут ответственность за ее оформление.

Чтобы акт выполненных работ при аренде помещения имел юридическую силу, его нужно правильно составить

Как оформляются выполненные работы

Во избежание неожиданностей, при заключении договора лучше согласовать форму этого документа заранее:

Оформляется письменно. Устная договоренность не имеет юридической силы.
Должен содержать информацию об объекте недвижимости.
Если документ имеет нескольких страниц, подписи сторон должны стоять на каждой из них – с целью невозможности их подмены.
По количеству участников сделки – два экземпляра.

При возникновении споров между сторонами является одним из оснований для разрешения их судом.

Что делать при ошибке

Приведем примеры часто встречаемых проблем и пути их решения:

Арендодатель ошибочно указал в акте выполненных работ (оказанных услуг) другую площадь сдаваемого в аренду объекта.

В соглашении, акте приемки — передачи – одна площадь, в акте выполненных работ (оказанных услуг) – иная. Как внести уточнение? Рекомендуем воспользоваться нормами п. 4.2 и 4.4 Положения № 88: ошибка исправляется путем зачеркивания, написания верной записи и даты исправления, заверяется подписями лиц, подписавших документ. Так законодатель установил возможный порядок исправлений первичных документов.

Другой вариант: до конца отчетного периода владелец объекта аренды оформляет новый акт с уточненными данными, направляет его съёмщику для подписания и бухгалтерских отметок. В сопроводительном письме указывается причина замены документа.

Если ошибкой стала сумма арендного платежа, повлекшая за собой изменение налоговой накладной, то арендодатель составляет корректировочный акт, уточняя необходимую сумму.

Выписывается расчет уточнения к первоначально выписанной налоговой накладной и новый налоговый документ с дальнейшей регистрацией в Едином реестре налоговых накладных.

В случае обнаружения ошибки позднее (следующий год), предприятие вносит исправления, руководствуясь П(С)БУ 6, а по налоговому учету – уточняется декларация по налогу на прибыль.

При выявлении ошибок в акте выполненных работ при аренде помещения, их необходимо исправить в срочном порядке

Особенности исправления проблем

Найдем ответы на часто встречающиеся проблемы в таблице:

Реквизит	Как заполнить	В чем опасность
Полное название	Акт выполненных работ по аренде нежилого помещения можно составить в свободной форме.	Первичная документация, которая обезличена – отсутствует название, не подтверждает расходы. Налоговики доначислят налог на прибыль.
ИНН заказчика и исполнителя		По ИНН идентифицируется организация. Результатом ошибки будет снятие расходов.
Наименование, стоимость	Стоимость указывается в рублях, копейках. Название должно иметь конкретику.	Неточное, размытое название, нестыковка между стоимостью, указанной договором и актом выполненных работ (услуг) - признак нереальной сделки. Необходим исполнительский отчет с уточнениями (решение Арбитражного суда Северо-Западного округа от 18.12.2015 по делу № А42-8166/2014). Можно оформить как приложение к акту выполненных работ (услуг).
Подписи, печати	Если расписывается уполномоченный сотрудник по доверенности, то указывается его занимаемая должность, инициалы, реквизиты доверенности. Организация, работающая без печати, может её не ставить.	Акт, в котором нет подписей, либо представлены подписи неуполномоченных лиц, не дает права на расходы. Запросите у контрагента подтверждение отказа от печати. Иначе могут быть споры с налоговой организацией.
Соглашение	Сошлитесь на договор	Такая ссылка - необязательна. Однако она поспособствует идентификации услуги. Особенно в случае заключения сразу нескольких контрактов.
Наименование сторон	Можно указать сокращенное или полное, это не столь важно.	Если ИНН прописан верно, то неточность в названии организации не помешает учесть расходы (письмо ФНС России от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104). Лучше все же её исправить.
КПП сторон	Лучше обратиться к договору и сравнить с выпиской из ЕГРЮЛ

Для того чтобы разобраться в вопросе о необходимости составления документа, настойчиво требуемого работниками финансов, обратимся к нормам Налогового кодекса РФ, содержащим условия отнесения затрат по аренде к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. В соответствии с подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся арендные (лизинговые) платежи за арендуемое (принятое в лизинг) имущество. Указаний об обязательном составлении ежемесячных актов к договору аренды там не содержится. Вместе с тем право налогоплательщика уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму затрат ставится в зависимость от обоснованности, документального подтверждения таких расходов и при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Акт выполненных работ по аренде помещения: образец скачать

Хотя есть более современное письмо Минфина РФ от 6 октября 2008г. №03-03-06/1/559, в котором говорится- » Для документального подтверждения указанных расходов необходимы документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, в том числе заключённый договор аренды, график арендных платежей, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приёмки передачи арендованного имущества. При этом ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей для целей налогооблажения прибыли не требуется».

Акт выполненных работ по договору аренды образец бланк

Арендуя то или иное коммерческое помещение, граждане несут ответственность за сохранность имущества. Фактическим подтверждением отсутствия каких-либо претензий со стороны арендодателя будет являться акт выполненных работ по договору аренды. Необходимо особо оговориться. Исходя из действующего законодательства, составление акта выполненных работ является делом, которое относится к исключительно доброй воле составителя данного акта.

В принципе, если исходить из позиции органов исполнительной власти, данный акт можно и не составлять. Есть только одно «но»: если Вы не хотите в дальнейшем получить проблемы, связанные с использованием помещения, данный документ лучше всего составить и подписать надлежащим образом. Кроме того, акт стоит составлять, если он необходим Вам для отчетности перед кем-либо.
Попробуем кратко рассмотреть правила составления данного акта.

Как оформить акт выполненных работ по договору аренды помещения?

Арендная плата должна уплачиваться арендатором своевременно в порядке, на условиях и в сроки, определяемые договором аренды (ст. 614 ГК РФ). В случае когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах. Гражданский кодекс РФ не содержит указаний на обязательное составление ежемесячных актов к договору аренды помещения.

Вместе с тем согласно общим нормам о договорах части первой ГК РФ такой документ может стать обязательным, если стороны в договоре укажут на ежемесячную подготовку актов оказания услуг аренды (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Таким образом, гражданское законодательство предоставляет сторонам договора аренды право отнести к существенным условиям договора обязательное составление периодических актов, подтверждающих исполнение договора аренды.

О документах для подтверждения расходов на аренду помещения

Внимание

Унифицированная форма такого первичного документа, как акт к договору аренды, не разработана, поэтому он может быть составлен в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов, упомянутых в ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете». В соответствии со ст. 252 НК РФ расходы, направленные на получение дохода, можно подтвердить с помощью любых документов, косвенно подтверждающих расход: договор аренды, акт приема-передачи помещения, счета, документы об оплате и счет-фактура. Именно счет-фактура согласно п. 3 ст. 168 НК РФ непосредственно связан с датой оказания услуг и прямо свидетельствует о факте их оказания (см.

письмо Минфина России от 08.02.2005 № 03-04-11/21). Таким образом, налоговое и бухгалтерское законодательство требует обосновывать расходы только такими документами, которые предусмотрены и оформлены в соответствии с законодательством РФ. Обратимся к ГК РФ.

Консультантплюс:форумы

Условиями сделки может быть предусмотрено обязательное составление ежемесячных актов. Тогда расходы по аренде должны учитываться на основании актов, упомянутых в договоре. Позиция финансового ведомства Письма Минфина России от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742, ФНС России от 05.09.2005 № 02-1-07/81, УФНС России по г.
Москве от 26.03.2007 № 20-12/027737 Минфин России и ФНС России придерживаются изложенной выше точки зрения. Таким образом, размер арендных платежей и порядок их перечисления устанавливаются договором аренды, заключенным согласно правилам, установленным гражданским законодательством. С учетом изложенного составление ежемесячного акта оказания услуг аренды является обязательным в случае наличия соответствующего указания в договоре аренды.

Ежемесячные акты оказания услуг аренды

Важно

А вот ВЕРХОВНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ в своем РЕШЕНИИот 24 февраля 1999 года Дело N ГКПИ 98-808, 809сделал вывод (выдержка): Довод заявителей о том, что пунктом 7 Инструкции неправомерноустановлен налог на добавленную стоимость с доходов от сдачиимущества по договору аренды ввиду того, что такой договор не можетбыть отнесен к договорам по оказанию услуг, нельзя признатьобоснованным. Согласно ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественногонайма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору(нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользованиеили во временное пользование. Из содержания приведенной нормы Закона следует, чтоарендодатель предоставляет принадлежащее ему имущество арендатору вовременное владение и пользование, получая при этом доход в видеплаты за него.

Акт выполненных работ при аренде помещения

В соответствии с пунктами 1 и 2 упомянутой статьи все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Нужен ли акт выполненных работ при аренде помещения

Предъявление акта выполненных работ по договору аренды Указанный документ, судя по практическим данным, предъявляется обычно налоговым инспекторам, а также иным представителям органов государственной власти. В практике обычно не составляется акт по результатам договора аренды между физическими лицами. Если договор аренды заключается между юридическими лицами (или между физическим лицом и юридическим лицом), то данный акт все-таки лучше составить.
Кроме того, акт выполненных работ поможет Вам в случае возникновения споров с арендодателем. Пример. Арендодатель, предоставив Вам помещение, внезапно потребовал расторжение договора по причине «Несоблюдение требований, предъявляемых к имуществу, полученному в аренду». Арендодатель ссылается на то, что Вы использовали арендованное имущество не по назначению, существенно ухудшали его состояние.

Акт выполненных работ аренда помещения образец

Некоторые правила составления акта выполненных работ по договору аренды

Он составляется в письменном виде.
В нем указывается порядковый номер, данные, идентифицирующие имущество, которое было передано в аренду, номер договора, сумма оплаты и другое.
Акт должен быть подписан сторонами в договоре. Желательно (если акт составляется на нескольких страницах) подписывать каждую страницу документа. Это не позволит Вашему недобросовестному партнеру, изъяв и заменив отдельные страницы, предъявить к Вам какие-либо особые требования.
В тексте документа указывается, что объем обязательства был выполнен полностью, оплата произведена без нарушений, к содержанию помещения никаких претензий нет.

Обязан ли арендодатель ежемесячно выставлять арендатору счета и акты об оказании услуг? Договором аренды это не предусмотрено.

Если акт об оказании услуг не предусмотрен договором аренды, его выставлять не обязательно. В этом случае расчеты по арендной плате подтверждают любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства. В том числе , график арендных платежей, , счет на оплату услуг и т. д.

Вместе с тем, если счет на оплату не предусмотрен договором аренды, его выставление тоже не обязательно. Подтвердит расчеты по арендной плате платежное поручение или банковская выписка.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Ситуация: В какой момент при расчете налога на прибыль признать в доходах сумму арендной платы, если актов об оказании услуг ежемесячно не составляется. Сдача имущества в аренду – основной вид деятельности организации. Организация применяет метод начисления

Арендную плату признавайте в доходах на последний день каждого месяца (ст. 271 НК РФ).

При методе начисления доходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они имели место (п. 1 ст. 271 НК РФ). По договорам, относящимся к нескольким отчетным (налоговым) периодам, доходы между ними нужно распределить с учетом принципа равномерности признания доходов и расходов (п. 2 ст. 271 НК РФ).

Если организация использует метод начисления и передача имущества в аренду – один из основных видов ее деятельности, то доход нужно признавать на дату реализации этой услуги (п. 3 ст. 271 НК РФ). По общему правилу датой фактического оказания услуг по аренде является день подписания ежемесячного акта.

Вместе с тем, законодательство не обязывает арендодателя ежемесячно выставлять акты об оказании услуг по договору аренды . При этом услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения (п. 5 ст. 38 НК РФ). В рамках договора аренды арендодатель оказывает услуги по аренде арендатору постоянно (ежедневно) в течение всего срока действия договора.

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что в отсутствие актов об оказании услуг арендодатель должен определять базу по налогу на прибыль (в т. ч. доходы) по итогам каждого отчетного (налогового) периода (п. 1 ст. 54 , п. 2 ст. 286 НК РФ). Следуя данной логике, аналогичную позицию занял и Минфин России в письмах от 4 апреля 2007 г. № 03-07-15/47 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 28 апреля 2007 г. № ШТ-6-03/360), от 8 февраля 2005 г. № 03-04-11/21 . Несмотря на то что указанные письма касаются вопросов расчета НДС, аргументы, приведенные в них в отношении даты оказания услуг аренды, можно применить и к порядку расчета налога на прибыль.

договора аренды является размер арендных платежей (арендная плата) (ст. 606 ГК РФ).

Документальное оформление

Все хозяйственные операции организации должны быть оформлены первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

договор, заключенный сторонами , график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества акт об оказании услуг аренды , , ).

Одним из существенных условий договора аренды является размер арендных платежей (арендная плата) (ст. 606 ГК РФ).

Документальное оформление

Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства. В том числе договор, заключенный сторонами , график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества , счет на оплату услуг и т. д. При этом акт об оказании услуг аренды нужен, только если он предусмотрен договором аренды. Такую точку зрения разделяют контролирующие ведомства (письма Минфина России от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/1/12764 , от 16 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/763 , ФНС России от 1 ноября 2013 г. № ОА-4-13/19652).

Статья : Счет на оплату

Корпоративный клиент турфирмы производит оплату тура. При этом ему выставляется счет. Какую форму он должен иметь?

Счет не является обязательным документом, но, если он оговорен контрактом, его следует выписать. Унифицированного бланка счета нет, поэтому составить его можно произвольно. При этом не забудьте, что существуют обязательные реквизиты первичной документации: указание наименования документа («Счет»), дата составления, наименование турфирмы, содержание операции, измерители в натуральном и денежном выражении, наименования и должности ответственных лиц, их подписи (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Чекалова Наталья,

эксперт БСС «Системы Главбух»

В сегодняшней статье предлагаем обсудить письмо Минфина от 30.05.2016 г. № 31-11410-09-10/15182. Посвящено оно вопросу, который актуален для многих субъектов хозяйствования: какими первичными документами оформлять арендные отношения? Самое главное! Минфин в нем разъяснил, нужно ли на аренду ежемесячно составлять акты выполненных работ (услуг).

Основной вывод указанного письма Минфина таков: для подтверждения осуществления хозяйственной операции аренды одного договора аренды недостаточно! Нужны и первичные документы, подтверждающие факт:

1) передачи имущества в аренду;

2) предоставления арендных услуг в течение отчетного периода.

Приемка-передача объекта аренды

Как указано в письме , факт передачи объекта аренды от арендодателя к арендатору должен подтверждаться соответствующим первичным документом. «По всей форме: опись, протокол, сдал, принял…» .

Как правило, стороны подписывают для этого акт приемки-передачи объекта аренды. Форма этого акта не утверждена (составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов первичного документа, названных в ст. 9 Закона о бухучете ).

Можно использовать типовую форму № ОЗ-1

В отношении аренды недвижимости ссылка на обязательность составления этого акта прямо содержится в ст. 795 ГКУ . Авторы научно-практического комментария к ст. 795 ГКУ отмечают, что: «Деловая практика предусматривает включение в содержание такого акта подробного описания объекта недвижимости, его местонахождения, стоимости этого объекта на момент передачи, описания его санитарного и технического состояния. К акту приемки-передачи может прилагаться техническая документация на объект, перечень оборудования, приспособлений, мебели и других вещей, которые передаются вместе со зданием или сооружением, копии документов, удостоверяющих право собственности наймодателя на объект найма, и другие документы по согласованию сторон»*.

* Научно-практический комментарий к Гражданскому Кодексу Украины системы «ЛІГА-ЗАКОН».

Именно с момента подписания этого акта (если иное не установлено договором) начнется отсчет пользования объектом аренды.

Если акт приемки-передачи объекта аренды не был составлен сторонами, то считается, что фактического пользования объектом аренды не было, а значит, арендодатель не имеет права требовать от арендатора уплаты арендных платежей (см., к примеру, решение Хозяйственного суда Черниговской области от 14.06.2016 г. по делу № 927/470/16 ).

(!) Акт приемки-передачи объекта аренды должен составляться и в отношении аренды любого другого имущества (а не только недвижимого). К примеру, в отношении аренды транспортного средства Хозяйственный суд Днепропетровской области (решение от 29.07.2015 г. по делу № 904/5797/14 ) отмечал: только ежемесячные акты предоставленных арендных услуг не могут быть основанием для фактического подтверждения передачи объекта аренды в пользование.

Первичный документ на арендные платежи

Минфин в письме отмечает, что отдельный первичный документ должен составляться и для подтверждения предоставления услуг аренды в течение месяца (на арендные платежи). Как правило, для этого составляется акт выполненных работ (услуг). Но в договоре стороны могут предусмотреть и составление другого первичного документа, подтверждающего расчет услуг аренды.

Обратим внимание: Минфин в письме говорит об аренде как об услуге. Но является ли аренда услугой? С какой стороны посмотреть.

С точки зрения гражданского законодательства аренда - это не услуга (с точки зрения налогового - услуга). На это еще обращали внимание Минюст в письме от 23.02.2004 г. № 8-11-19 и ВАСУ в определении от 26.03.2015 г. № К/9991/92743/11.

С тем, что договор аренды по своей природе не является договором предоставления услуг, соглашаются и сами налоговики (категория 103.25 ЗІР).

А раз аренда - не услуга, то с юридической точки зрения акт выполненных работ на аренду можно и не составлять. Для подтверждения арендных услуг, в принципе, достаточно договора, акта приемки-передачи и платежных документов на перечисление арендных платежей.

Но! Минфин в письме и сами налоговики ( письмо ГФСУ от 19.01.2016 г. № 919/6/99-99-19-03-02-15 ) настаивают на том, что акты предоставления арендных услуг должны быть, ведь любая операция в бухучете должна основываться на первичных документах ( п. 1 ст. 9 Закона о бухучете ).

По большому счету, арендодатель в этом случае мог бы обойтись составлением бухсправки в качестве первичного документа. Но ведь и арендатору, чтобы подтвердить факт арендной операции, также необходим первичный документ.

Акты на аренду важны и для учета НДС (аренда вполне вписывается в налоговое определение поставки услуг - п.п. 14.1.185 НКУ ). Ведь налоговые обязательства по НДС возникают по первому из событий: получению предоплаты илиподписанию документа ,удостоверяющего факт предоставления услуг ( п. 187.1 НКУ ). Поэтому без первичного документа, подтверждающего факт поставки услуги, не обойтись!

Акты выполненных работ (услуг) на аренду лучше составлять. Они важны не только для бухучета, но и для начисления налоговых обязательств по НДС.

Можно ли составлять акты не ежемесячно, а реже: например, раз в квартал?

Если вы плательщик НДС, то акты стоит составлять ежемесячно (особенно в части аренды с последующей оплатой). Ведь учитывая правило первого события по НДС, налоговики будут настаивать на том, что раз арендная услуга по факту предоставлена в текущем месяце, то и НДС-обязательства по ней должны также отражаться уже в текущем месяце. И вряд ли их убедит то, что акты составляются с другой периодичностью, например, ежеквартально.

Какую дату ставить в актах на арендные услуги?

«Первичку» нужно составлять в момент осуществления хозоперации. Если это невозможно - сразу после ее завершения ( ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете ).

Минфин в письме отмечает, что датой составления акта на арендные услуги (или другого первичного документа, его заменяющего) является дата его подписания.

Поэтому акты на аренду лучше датировать последним календарным днем отчетного месяца (если он приходится на выходной - не страшно, ведь Закон о бухучете не требует, чтобы первичные документы составлялись только в рабочие дни). Составлять акт на аренду последним рабочим днем месяца некорректно - он не будет охватывать часть месяца (выходные дни) и документ будет оформлен еще до завершения хозооперации.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда акт на аренду составляется первым рабочим днем следующего месяца. В бухучете операция аренды должна быть проведена в том месяце, в котором она осуществлена ( п. 5 ст. 9 Закона о бухучете ), независимо от того, какой датой оформлен акт (на это обращает внимание и Минфин в письме ).

А вот для НДС важна дата первого события. Поэтому, если первое событие - подписание акта, то фактически в этой ситуации НДС-обязательства возникнут только в следующем периоде. Налоговикам это точно не понравится (письмо ГНАУ от 20.05.2010 г. № 9895/7/16-1517-08, № 5766/5/16-1518 )!

Акты на аренду лучше датировать последним календарным днем месяца, даже если он приходится на выходной.

Приведем пример составления акта предоставленных услуг аренды.