Как составляется график работы. Рабочие графики: основные виды, их характеристики. Как избавиться от переработок при сменном графике

Из этой статьи вы узнаете:

Когда вводится сменный график работы

Как оформить переход на сменный график

Как правильно составить график сменности

Сколько может длиться одна смена

Когда вводится сменный график работы

Согласно части 1 статьи 103 Трудового кодекса сменная работа вводится по решению работодателя в случаях, если:

• длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. Например, когда возникает необходимость круглосуточного оказания услуг (в частности – охранные предприятия, организации (учреждения), оказывающие услуги скорой медицинской помощи);
• требуется более эффективное использование оборудования, увеличение объема выпускаемой продукции, оказываемых услуг. Например, в целях увеличения объема продаж некоторые организации торговли и общественного питания (магазины, столовые) работают круглосуточно.

Как оформить переход на сменный график

Для того чтобы перейти на сменный режим работы, работодатель должен:

• издать приказ о введении сменного режима работы;
• отразить условие о введении сменного режима в Правилах трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1 ст. 100 ТК РФ);
• составить график сменности (ч. 2 ст. 103 ТК РФ);
• прописать условие о введении сменного режима работы в трудовом договоре с сотрудником (ч. 1 ст. 100, абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Приказ о переходе на сменный режим работы издайте в произвольной форме. В нем укажите должности, в отношении которых устанавливается сменный режим, сроки и процедуру введения сменной работы.

При отражении условий о сменном режиме работы в Правилах трудового распорядка или в коллективном договоре укажите (ч. 1 ст. 100 ТК РФ):

• продолжительность рабочей недели;
• продолжительность ежедневной смены, в том числе неполной смены;
• время начала и окончания работы;
• время перерывов в работе;
• число смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней.

Условие о сменном режиме работ должно быть прописано в трудовом договоре с сотрудником (ч. 1 ст. 100, абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Если трудовой договор был заключен до введения сменного режима, то внесите в него изменения в порядке, предусмотренном для изменения трудового договора по причинам, связанным со сменой организационных или технологических условий труда (ст. 72, 74 ТК РФ).

Пример. В связи с переходом магазина на новый режим работы руководитель организации издал приказ о введении сменного режима работ. Руководитель отдела кадров ознакомил сотрудников с изменениями, продавец К.И. Семенова согласилась работать по сменному графику. В связи с изменением режима работ с сотрудницей заключили дополнительное соглашение к трудовому договору. Семенову К.И. ознакомили с графиком сменности под подпись за месяц до его введения.

Как правильно составить график сменности

При сменной работе сотрудники трудятся в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности. Составляя его, необходимо учесть мнение профсоюза или иного представительного органа сотрудников, при его наличии, конечно (ч. 2 и 3 ст. 103 ТК РФ).

При составлении графиков сменности необходимо учесть следующие особенности сменного режима работы:

• продолжительность рабочего времени не должна превышать установленной нормы (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). При этом, если в организации (учреждении) введен суммированный учет рабочего времени, при определении нормального количества рабочих часов нужно учесть особенности, установленные статьей 104 Трудового кодекса РФ;
• для отдельных категорий сотрудников продолжительность рабочей смены не должна превышать установленный предел (ст. 94 ТК РФ);
• рабочая смена, непосредственно предшествующая нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ);
• смена в ночное время сокращается на один час без последующей отработки (ч. 2 ст. 96 ТК РФ);
• работа в течение двух смен подряд запрещается (ч. 5 ст. 103 ТК РФ);
• еженедельный непрерывный отдых не должен быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ).

Типовой формы графика сменности не установлено. Поэтому вы вправе составить документ в произвольной форме. График сменности можно оформить как приложение к локальному нормативному акту, устанавливающему сменный характер работы (коллективный договор, Правила трудового распорядка и т. д.), либо утвердить как отдельный документ приказом руководителя компании.

Для удобства можете воспользоваться унифицированной формой, предусмотренной для табеля учета рабочего времени (форма № Т-13). С этой целью в данной форме можно использовать графы 1–6.

Утвержденный график сменности работодатель обязан довести до каждого сотрудника не позднее чем за один месяц до его введения в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ).

График сменности является обязательным документом для сторон трудового договора, поэтому организация (учреждение) не вправе привлекать сотрудника для работы вне графика, за исключением некоторых случаев привлечения к сверхурочным работам (ст. 99, 103 ТК РФ).

Обратите особое внимание: график сменности составьте так, чтобы рабочее время сотрудника не превышало нормальное количество часов для данной категории лиц за учетный период. Поэтому сверхурочная работа не может включаться в график сменности. Часы, отработанные сотрудником сверхурочно, определите на основании табеля (в частности, по форме № Т-12 – для коммерческих организаций, по форме № 0504421 – для государственных (муниципальных) учреждений). При этом следует учитывать, что сверхурочная работа не должна превышать для каждого сотрудника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ч. 1, 6 ст. 99 ТК РФ).

Сколько может длиться смена

Как правило, сменную работу вводят вместе с суммированным учетом рабочего времени. Он применяется, если продолжительность работы сотрудников отклоняется от установленной нормы в 40 часов в неделю (ч. 1 ст. 104 ТК РФ).

Максимальная продолжительность рабочей смены законодательством не установлена (письмо Роструда от 02.12.2009 № 3567-6-1). Исключением из данного правила являются отдельные категории сотрудников, для которых рабочее время в течение смены ограничено. К ним, в частности, относятся:

• несовершеннолетние;
• инвалиды (продолжительность рабочей смены устанавливается в соответствии с медицинским заключением);
• водители автомобилей (ч. 2 ст. 329 ТК РФ, раздел 2 Положения, утвержденного приказом Минтранса России от 20.08.2004 № 15).

Подробный список сотрудников, которым установлена максимальная продолжительность рабочей смены, приведен в статье 94 Трудового кодекса РФ.

Ночная работа, выходные и праздники при сменном графике

При сменном режиме работы традиционные выходные дни суббота и воскресенье могут быть предусмотрены графиком сменности в качестве рабочих дней (ч. 3 ст. 111 ТК РФ).

По графику сменности сотрудники могут быть привлечены к работе в нерабочие праздничные дни. При этом положение о переносе выходных дней на организации со сменным режимом работы не распространяется (абз. 2 п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н). При совпадении выходных дней, установленных графиком сменности, с нерабочими праздничными днями, эти выходные дни не переносятся на следующий после праздничного рабочий день.

По общему правилу за работу в праздничный день в пределах месячной нормы времени (т. е. если праздничный день является рабочим по графику сменности) выплачивайте доплату в размере одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада (ст. 153 ТК РФ).

При этом важно обратить внимание на то, как осуществлялась работа в праздничные дни:

• в пределах нормальной продолжительности рабочего времени;
• сверх нормальной продолжительности рабочего времени.

Нерабочие праздничные дни установлены для всех сотрудников без исключений статьей 112 Трудового кодекса РФ. Поэтому работа в такие дни подлежит дополнительной оплате (ст. 153 ТК РФ).

Если трудовым договором установлен режим рабочего времени, предусматривающий работу в нерабочие праздничные дни (например, сменный график работы) и работа производилась в пределах нормы рабочего времени, то в этом случае время, отработанное в праздничные дни, оплачивайте не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада (т. е. не менее чем в двойном размере).

Если работа в праздничные дни производилась сверх нормы рабочего времени, то оплата труда сотрудника должна составить не менее двойной дневной или часовой ставки сверх оклада (т. е. не менее чем в тройном размере).

Конкретные размеры оплаты за работу в праздничные дни могут быть установлены в коллективном договоре или в локальном нормативном документе организации (учреждения), например в Положении об оплате труда.

Кроме того, вместо повышенной оплаты за работу в праздничный день по желанию сотрудника ему может быть предоставлен другой день отдыха, например в этом же месяце. В таком случае работа в праздничный день считается осуществленной в пределах нормальной продолжительности рабочего времени. Работу за этот день оплачивайте в общем порядке: в одинарном размере. День отдыха дополнительно не оплачивайте.

Такой порядок установлен статьей 153 Трудового кодекса РФ.

Если смена приходится на ночное время, то работодателю нужно соблюдать требования трудового законодательства о повышенной оплате труда (ст. 154 ТК РФ).

Редакция журнала «Зарплата»

Напряженный ритм современной жизни требует, чтобы многие производства работали круглосуточно. С необходимостью перевода работы с односменного варианта на двухсменный и даже часто сталкиваются и небольшие фирмы, когда выполнение важного заказа требует оптимизации рабочего времени. Однако не всегда составленный график отвечает всем требованиям законодательства. Как составить образец графика работы, вы узнаете в данной статье.

Как известно, право на труд является основным из прав граждан государства. И как неотъемлемая часть прав и свобод гражданина, независимо от его положения и статуса, это право охраняется государством. Но это только с одной стороны.

Нормы права, регулирующие составление графика работы

С другой стороны, работник в процессе реализации этого права часто сталкивается с ситуацией, когда предлагаемая работа имеет свои специфические характеристики, например, необходимость работы в две смены или переход на трехсменную систему, или даже круглосуточный режим работы. Такой вариант, как правило, предлагается во время начала правовых отношений между работодателем и наемным работником в виде подписания трудового договора.

В дальнейшем в процессе исполнения служебных обязанностей работник и работодатель используют для урегулирования всех вопросов, связанных с учетом рабочего времени, прядка смен и графика работы существующее на сегодняшний день законодательство, в котором прописывается в том числе варианты рабочего времени.

В число законодательных актов, регулирующих распределение рабочего времени, специфику посменной работы, а также условий отдыха прежде всего следует отнести Трудовой кодекс. В статьях этого сборника законов определяются все основные моменты, связанные с составлением графика работы.

Однако, сам кодекс не раскрывает такие специфические моменты, как другие права граждан и способы их реализации. Здесь нужно указать, что граждане могут обладать особыми правами и статусом, который государством не внесен в Трудовой кодекс, но при этом работник имеет гарантированную льготу или преимущество. К этим документам относятся законодательные акты, регулирующие работу:

• граждан;
• граждан, имеющих различные степени инвалидности;
• тех, кто совмещает работу и учебу;
• матерей, воспитывающих детей в неполных семьях;
• женщин в период беременности;
• работников, имеющих статус ветеранов труда;
• работников, задействованных на вредных и тяжелых производствах;
• работников, работающих вахтовым методом.

Отраслевые коллективные договоры, в которых на основании законодательства и прописывается все моменты, связанные с режимами и графиками работы, также определяют нормативы рабочего времени.

Режимы работы

Понятие работы введено Трудовым кодексом. Это понятие раскрывает основные виды графиков производственной деятельности персонала в процессе трудового времени, которые могут быть установлены администрацией предприятия, при этом они нисколько не противоречат законодательству.

Режимы работы: ненормированный рабочий день

Такой компромисс, как выбор режима рабочего времени, позволяет создать для персонала наиболее комфортные условия производственной деятельности, а работодателю — обеспечить максимальное задействование трудящихся в производстве.

Согласно Трудовому кодексу в коллективном трудовом договоре между коллективом и работодателем могут быть учтены и реализованы на практике следующие варианты режима работы:

1. Односменный или обычный режим работы.
2. Режим, при котором рабочий день может быть ненормированный - режим ненормированного рабочего времени.
3. Режим, при котором учитываются все пожелания работника и для которого устанавливается гибкий режим рабочего времени.
4. Вариант, при котором производственные задания выполняются несколькими сменами работников в период определенной части суток или круглосуточно - сменный режим работы.
5. Режим вахтовой работы.
6. Вариант, при котором рабочее время дробится на несколько отрезков - режим дробленого рабочего дня.

Обычный режим характеризуется работой в дневное время во время полной загрузки 5 или 6 дней в неделю. Для такого режима работы устанавливается рабочая неделя с выходным или двумя выходными и нормативное количество рабочих часов.

Для такой односменной работы кроме основного режима рабочего времени возможно привлечение персонала и в дополнительное время - часы, которые при острой необходимости производства по решению работодателя отрабатываются работниками.

Ненормированный режим работы в основном применяется к управленческому персоналу и предусматривает выполнение как своих непосредственных обязанностей, так и обязанностей, делегированных им руководством в плане контрольно-ревизионных поручений.

Режим гибкого рабочего времени предусматривает организацию трудовой деятельности с учетом интересов и запросов работника. Правда, это не означает что нормативное количество рабочего времени при этом не будет выполнено. Работник хоть и имеет право при этом графике самостоятельно изменять начало и конец работы, но норму часов обязательно должен выполнить.

Сменная работа включает в себя организацию производственного процесса таким образом, чтобы максимально эффективно задействовать все производственные мощности и трудовые ресурсы для выполнения производственных задач. Сменная работа обычно объявляется на какой-то период. Особенностью нормирования этого вида режима выступает обязательное соблюдение установленной законодательством нормы времени для 5- или 6-дневной рабочей недели.

Кроме этого, для сменного режима разрабатывается график, когда работники выполняют производственные задания, чередуясь между собой и переходя из смены в смену.

Урегулирование вопроса переводом работника в смены закреплено в ст.103 Трудового кодекса. Согласно документу, делать это возможно при возникновении объективных обстоятельств, сложившихся на производстве:

• если технологический режим производства не укладывается в одну смену;
• существует необходимость увеличить нагрузку на оборудование с целью его более рационального использования.

Когда введение сменного графика — это необходимость

Принцип сменного графика работы предусматривает задействование на выполнении одних и тех же производственных заданий групп персонала на протяжении нормального по продолжительности времени работы. Таким образом, составляя документ, необходимо учитывать прежде всего потребности производства в выполнении наиболее важных процессов.

Разбивка рабочего времени по сменам и составление сменного графика работы относится к компетенции администрации предприятия и не требует согласования с другими органами, это прямая обязанность работодателя. Все этапы составления, согласования и утверждения графика, должны быть сделаны заблаговременно, чтобы к моменту введения в действие документа все технологические процессы были переведены в нужный режим, а персонал получил уведомление о переходе на посменную работу.

Согласно законодательству, согласование графика, его целесообразности и привлечения дополнительного персонала для работы посменно обязательно должно пройти в представительном органе рабочих предприятия. Кроме этого, вопросы, которые могут касаться сменной модели работы, должны быть отражены в . При отсутствии такого органа сменный график обязательно доводится до всего персонала в виде нормативного акта предприятия, утвержденного администрацией.

Порядок оформления

График работы, в каком бы виде он ни был составлен, является официальным документом, а значит на него распространяются все требования, связанные с порядком оформления документов.

Опытные кадровики и бухгалтера требуют, чтобы график был оформлен с обязательным выполнением их требований, особенно это касается учета , дополнительных работ, переработки во время выходных и праздничных дней. Но это касается финального варианта документа с отображением всего персонала, задействованного на производстве, тех кто трудится посменно во время сдачи его для начисления зарплаты.

Предварительно график составляется с учетом всех возможных требований и условий производства, связанных с необходимостью задействования оборудования и персонала. Разработка подобного документа должна учитывать в первую очередь возможность выполнения плана-задания на имеющемся оборудовании персоналом без возможных производственных аварий.

В график обязательно должны быть включены все обязательные производственные процессы, в том числе и техническое обслуживание оборудования. Просто привлечение для работы в 2-3 смены персонала без полной загрузки оборудования смысла не имеет, тем более что по условиям работа в ночные смены и выходные оплачивается в большем размере.

Составление графика на период или утверждение решения о переходе на постоянный сменный режим должно учитывать нормативные показатели рабочего времени для каждой профессии, индивидуальные качества работников и в итоге не должно влиять на годовой баланс трудового времени.

Для предприятий, загрузка которых меняется в зависимости от поступающих заказов и не требующих предельно жесткого технологического ритма процесса производства, возможен вариант временного введения сменного режима работы. В таком случае обязательно рассчитывается, чтобы был баланс рабочего времени.

И как выход, возможно привлечение персонала на сверхурочные работы вместо введения полноценной второй смены. Законодательство при этом допускает, что работник будет занят на работе дополнительные 4 часа с соответствующими условиями оплаты.

Но в то же время привлечение персонала на подобные мероприятия нельзя делать 2 дня подряд. Проводя расчет графика, включая в него сверхурочные часы, руководителю нужно ориентироваться и в годовой норме этого вида работ. Она составляет не больше 120 часов в год на одного сотрудника.

О суммированном учете рабочего времени смотрите этот видеоматериал:

При составлении документа нужно учитывать:

1. Факторы, влияющие на условия работы - закрепленные законодательством условия труда по профессии и спискам вредности производства.
2. Наличие у сотрудников индивидуальных льгот, подтвержденных соответствующими документами.
3. Гарантии, которые защищены законодательством относительно условий труда - продолжительность трудового времени во время смены, количество перерывов в работе, времени, необходимого для отдыха во время рабочей смены и для приема пищи.
4. Время для междусменного отдыха.
5. Порядок перехода в другие смены и смена рабочего графика.

Образец, как составить график работы

Планирование производства сталкивается с необходимостью рационального распределения ресурсов, в том числе и персонала. Одним из вариантов наглядного отображения такого распределения выступают графики работы или графики сменности.

По сути, график сменности - это расписание, обозначающее, когда работник должен выходить на работу и когда ее заканчивать, исходя из того, в какую смену ему пришлось трудиться. Удобство сменного графика как отчетного документа заключается в том, что по нему очень легко получить всю информацию, касающуюся участия каждого в общем результате работы.

При планировании сменного режима учитывается и такой фактор, как порядок чередования смен. Для персонала, привлекаемого к работе посменно, обычно применяется два вида чередования смен:

1. Прямой - когда смены меняются в порядке возрастания.
2. Обратный - замены рабочих смен в обратном порядке из первой в третью, из третьей во вторую.

Правила составления графика работы

Алгоритм составления сменного расписания заключается в распределении ресурсов предприятия таким образом, чтобы максимально эффективно использовать и промышленное оборудование, и работников для выполнения поставленных задач.

Специального бланка графика смен в законодательстве сегодня не предусмотрено, поэтому в большинстве случаев это результат работы управленческого персонала, но здесь существенную помощь могут оказать современные компьютерные технологии планирования.

При составлении сменного графика работы вручную берется во внимание:

• временной период, на который составляется график;
• минимально необходимое оправданное количество трудовых смен для загрузки производства;
• сколько рабочих смен предусмотрено на протяжении суток;
• какой порядок выхода работников для работы;
• длительность по времени каждой рабочей смены, четкое определение времени начала работы и окончания;
• обязательные во время смены, как технологические, так и вызванные условиями охраны труда работников - на обед, на ;
• режим ежедневного отдыха между сменами;
• обязательный еженедельный отдых для работников;
• определяется механизм перехода из смены в смену, их чередование.

Для составления графика на сегодняшний день используются как новые документы и методические рекомендации, так и те, что были разработаны еще в период Советского Союза, например, метод рекомендованный Госкомтруда СССР 1988 года.

Введение в действие

Процесс перевода предприятия на посменную работу, кроме технологического имеет еще и управленческие аспекты, которые важно учитывать как в процессе составления документа, так и на протяжении введения его в действие. Сменный график, по сути, - это только один из документов, который разрабатывается на предприятии. Кроме него, необходимо разработать и внедрить целую систему работы, охватывающую буквально все стороны жизнедеятельности предприятия.

Введение в действие сменного графика работы начинается с момента разработки и согласования его проекта со всеми подразделениями, участвующими в производственном цикле. Отдельно график согласовывается с представительным органом работников предприятия.

На завершающем этапе он подписывается ответственным за разработку должностным лицом и утверждается руководителем предприятия, сам график может быть узаконен как приложение к по предприятию о смене режима работы.

После подписания соответствующего распоряжения и до введения его в действие не позднее чем за 1 месяц график должен быть доведен под подпись всем работникам предприятия.

Как правильно составлять, утверждать и знакомить с графиком сменности работников, смотрите в этом видео:

Форма для приема вопроса, напишите свой

График рабочего времени необходим в каждой компании для правильной организации трудового процесса. Из материала вы узнаете о нюансах его составления.

Что такое график рабочего времени и кому он необходим?

Планировать и распределять время работы и отдыха в интересах каждого работодателя - это позволяет организовать непрерывный технологический процесс и при этом соблюдать определенные трудовым законодательством нормы.

Важно! График рабочего времени представляет собой документ, содержащий информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах междусменных перерывов.

График носит персонифицированный характер - в нем поименно расписывается режим труда и отдыха каждого работника фирмы.

Единой для всех формы этого документа не существует, но обычно его составляют в виде таблицы. Это позволяет понятно, лаконично и наглядно представить необходимую информацию.

Составление графика не является обязанностью работодателя - ст. 91 ТК РФ регламентирует только обязательный учет работодателем фактически отработанного каждым членом трудового коллектива рабочего времени.

Как организовать учет фактически отработанного работниками времени, узнайте из материалов нашего сайта :

Для небольших компаний с пятидневной рабочей неделей и двумя выходными необходимость в графике отсутствует - все нюансы труда и отдыха сотрудников достаточно предусмотреть только во внутрифирменном локальном акте (например, во внутреннем трудовом распорядке).

Другое дело - многосменный режим работы или выполнение трудовых функций работниками по скользящему графику. Здесь уже без грамотно составленного графика работы не обойтись. Как это сделать, расскажем в следующем разделе.

Как составить график рабочего времени?

Рассмотрим алгоритм составления графика работы сотрудников. Он включает 5 основных этапов:

• выбор учетного периода (месяц, квартал, год);
• продолжительность загрузки рабочего места в течение учетного периода (фонд времени обслуживания рабочего места в часах);
• определение нормы рабочего времени (исходя из максимально допустимой нагрузки);
• расчет нормативного числа работников;
• оформление результатов расчетов в форме графика.

Каждый рассчитываемый показатель индивидуален для различных категорий работников и производственно-технологических особенностей компании.

К примеру, в компании с сезонными особенностями работы разумно выбрать длительность учетного периода в 1 год, а при расчете фонда времени загрузки рабочего места ориентироваться на максимально допустимую нагрузку (ст. 104 ТК РФ). При круглосуточном режиме работы она составит 8 760 час. (365 дн. × 24 час.).

Важно! При расчете нормы рабочего времени для конкретного работника необходимо исключить перерывы в работе - отпуска всех видов, периоды нетрудоспособности, донорские дни и иные аналогичные периоды, в течение которых работник фактически не осуществляет свои трудовые функции.

Нормативная численность работников определяется простым математическим делением фонда времени обслуживания рабочего места на норму рабочего времени.

На последнем этапе формирования графика необходимо равномерно распределить нагрузку между членами трудового коллектива.

Важно! При оформлении графика необходимо учитывать законодательно установленное условие о как минимум 42 часах еженедельного непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ).

После всех расчетов и наглядного оформления графика его необходимо разместить в наиболее доступном для обозрения месте и ознакомить с ним всех сотрудников.

Итоги

График рабочего времени обычно оформляется в табличной форме и содержит информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах отдыха.

Оформление этого документа не является законодательно установленной обязанностью работодателя, однако позволяет организовать непрерывный рабочий процесс и не нарушить нормы трудового законодательства.

Документ составляется ежегодно и согласуется с руководителем и с профсоюзным комитетом, если такой орган предусмотрен штатом. После утверждения графика отпусков, производить какие-либо изменения непосредственно в самом документе уже не разрешается.

Правила составления графика отпусков

График отпусков должен быть утвержден администрацией за 2 недели до начала нового календарного года согласно Трудовому кодексу. При составлении очередности ухода в отпуск работодатель учитывает пожелания сотрудников, но без ущерба для техпроцессов на предприятии.

Количество сотрудников, которые могут в одном отделе или подразделении идти одновременно в отпуск, регламентируется Трудовым договором или другим нормативными документами предприятия. Данная процедура необходима для того, чтобы процесс производства продолжался без остановки.

График отпусков является обязательным документом в любом учреждении независимо от количества человек. Новым сотрудникам отпуск дается только по согласованию с руководителем.

Данные о новых сотрудниках в этом случае в график не добавляют. Для составления графика отпусков можно использовать Форму Т-7, но она является необязательной с 01.01.2013 г.

Работодатель может разработать собственную форму ведения документа. Данный пункт регламентирован статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы. График должен быть утвержден в текущем году не позднее 17 декабря.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что новые сотрудники могут уйти в отпуск не ранее, чем через 6 месяцев после трудоустройства согласно части 2 статьи 122 ТК РФ.

Некоторые категории сотрудников могут идти в отпуск в удобное для них время, это регламентировано статьями 122, 123 и 286 ТК РФ. Если с работником заключен трудовой договор не более чем на 6 месяцев, внесение такого сотрудника в График отпусков решается руководителем компании в зависимости от конкретной ситуации.

Порядок составления графика отпусков

Сотрудник в обязательном порядке должен ежегодно идти в отпуск, при этом минимальный период отпуска составляет 28 календарных дней. Об отпуске сотрудника необходимо извещать заранее, не позже, чем за 2 недели до его начала.

Необходимо отслеживать своевременность ухода работника в отпуск и полноту его предоставления, чтобы в течение года не накапливалось большое количество неиспользованных дней.

Если же за предыдущий период неиспользованные дни накопились, присоединить их к отпуску можно только при согласии сотрудника. Данный пункт после согласования с работником включается в график отпусков.

Перед тем, как начать составление графика, следует проанализировать и учесть следующие пункты:

• дополнительный отпуск в соответствии с законодательством (при наличии соответствующих условий);
• возможность подменить сотрудника на весь период отпуска без ущерба для производственных процессов;
• длительность работы сотрудника на данном предприятии.

Статья 122 НК РФ регламентирует возможность предоставления отпуска сотруднику в первый год работы на фирме по истечении 6 месяцев непрерывного стажа по согласованию сторон.

В некоторых случаях разрешается предоставить отпуск ранее, чем через 6 месяцев. Отпуск за последующие годы предоставляется в любом месяце согласно графику.

Документ хранится на предприятии в течение 1 года согласно статье 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В Графике отпусков указывается такая информация:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника;
• табельный номер (если предусмотрен);
• название подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
• должность согласно штатному расписанию;
• количество дней положенного отпуска;
• запланированная дата отпуска;
• фактическая дата отпуска;
• перенос отпуска с прошедшего периода (дата и основание переноса).

Порядок внесение изменений в График отпусков

Документ подписывается руководителем отдела кадров, утверждается в профсоюзном органе, затем подписывается руководителем предприятия.

Вносить изменения в график можно только с разрешения руководителя и лица, ответственного за составление документа.

Вносить изменения в документ можно в таких случаях:

• при переносе отпуска на более ранний или поздний период (на основании документа, составленного в произвольной форме), регламентировано статьей 124 ТК РФ;
• при досрочном отзыве сотрудника на рабочее место, регламентировано статьей 125 ТК РФ;
• при внесении данных о сотрудниках, которые были приняты на работу после утверждения графика.

Порядок внесения изменений законодательно не урегулирован, поэтому работодатель может вносить корректировку в удобной для него форме.

Наиболее оптимальным вариантом считается оформление изменений как приложения к существующему документу. Порядок оформления Графика отпусков и изменений к нему рекомендуется утвердить предприятию самостоятельно.

Типичные ошибки при составлении Графика отпусков

В небольших фирмах практикуется предоставлять отпуск только по заявлению сотрудника, при этом сам график отпусков не утвержден администрацией. Это нарушение трудового законодательства, которое несет за собой административную ответственность.

За подобные нарушения компанию имеют право дисквалифицировать на период до трех лет.

Документ должен быть в обязательном порядке утвержден лицом, отвечающим за ведение графика (начальником отдела кадров), руководителем фирмы и профсоюзом. Документ в обязательном порядке составляется даже, когда в организации работает один сотрудник (руководитель).

График должен подписываться только уполномоченными лицами, все графы документа должны быть заполнены соответствующим образом.

К типичным ошибкам относится несоблюдение графика отпусков, не учтены пожелания сотрудников по поводу отпуска в удобное для них время.

К нарушениям принадлежит выполнение записи в график других видов отпусков, например, по уходу за ребенком до 3 лет. Допускаются ошибки при делении отпуска на части. Следует помнить, что одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Неиспользованные дни отпуска не должны быть равны или превышать период работы в 2 года, что регламентировано ст. 124 Трудового кодекса РФ. Некорректный расчет оплаты за неиспользованные дни отпуска посредством округления дней в большую или меньшую сторону.

Некорректным считается назначение даты начала отпуска в последний день рабочей недели, например, в субботу при шестидневке. Учебный отпуск не принадлежит к тарифным отпускам, поэтому в графике не отображается.

В одном календарном году сотрудник может получить два отпуска только, если он оформлен на работу в прошлом году. В этом случае, работник в начале года берет отпуск за этот год, а в конце года – за следующий год.

В документе этот пункт должен отражаться с соответствующими пометками. Руководитель и его заместитель не могут идти в отпуск одновременно. Нарушением считается непредоставление отпуска в течение двух и более лет непрерывной работы.

Некоторые категории сотрудников имеют право уходить в отпуск в удобное для них время, но работодатель отказывается переносить отпуск. Такое действие руководителя расценивается как нарушение ТК РФ. Необходимо контролировать длительность отпусков, так как некоторым лицам согласно ТК положены удлиненные отпуска.

Данный пункт дожжен учитываться в графике. Ежегодный отпуск может переноситься или продлеваться на количество неиспользованных дней, если сотрудник в этот период болел (при наличии больничного листа) или был отозван на работу.

Работодатель обязан перенести отпуск на другой период по заявлению сотрудника в случае, когда работника не известили о начале отпуска за 2 недели до начала или не оплатили в установленные законодательством сроки (за 3 дня до начала), что регламентировано статьей 124 ТК РФ.

Если работник отказывается идти в отпуск, то согласно статье 123 ТК РФ при беспрерывной работе в течение 2 и более лет и работник, и фирма несут административную ответственность. Если работника по каким-либо причинам не включили в график, отпуск ему предоставляется по заявлению.

Если отпуск поделен на части без согласия работника, даже когда этот пункт имеется в трудовом договоре фирмы, такое соглашение не имеет юридической силы. Для того, чтобы разделить отпуск на части по инициативе администрации компании, необходимо письменное оформление договоренности с подписью обеих сторон и пометкой «С уведомлением знакомлен и согласен».

Видео на тему: «Находим ответ. Особенности составления графика отпусков»